跨境海运出口货物订舱秘籍

海运出口货物订舱是跨境卖家在国际贸易中至关重要的一环。掌握这一流程和所需文件的基本概念及其重要性，对从事相关工作的人员来说至关重要。

本文将详细解析海运出口货物订舱的具体步骤，并列举解释在订舱过程中需要准备的各种文件，帮助卖家对整个流程有一个清晰的认识，并了解每个文档的作用及其填写要点。

一、海运出口货物订舱的具体步骤

1）联系货代并接受海运出口委托书

中国跨境电商卖家首先需要联系货运代理（货代），并接受他们缮制的海运出口委托书。委托书上必须要有委托方公司业务章，这是双方合作的正式文件，确保了合作关系的合法性和规范性。

2）向船公司发出订舱申请

货代会代表卖家向船公司申请订舱。订舱的时间因航线、航次和季节的不同而有所变化。一般情况下，需要提前7-15天申请订舱。主港、主要航线、航次多且处于淡季时，可以提前7天左右；而偏港、非主要航线、航次少且处于旺季时，则需提前10-15天左右。

3）船公司确认订舱

船公司接受订舱申请后，会发送SO（Shipping Order，即入货通知书或订舱确认书）。这份文件包含了重要的信息，如船名、航次、航班号、订舱号、提单号、起运港、目的港、预计开船时间、截单截港时间、所定箱型、提柜地点和还柜地点等。卖家需要根据这些信息来安排后续的运输和报关工作。

4）与货代确认做箱时间

根据船公司提供的截单截港时间，卖家需要与货代确认做箱时间。普通货物和一般化工品按照港区时间进港，而危险品则需要额外排受理计划。

5）准备资料并制作排车计划

卖家需要整理并提供所需的资料，如报关资料、提单确认件（B/L）、VGM信息（船公司给码头）等。对于危险品，还需提供正本危包证、正本技术说明书、装箱声明单、配舱单等。货代根据这些资料制作排车计划，安排拖车进行设备交接单，包括拖车提柜、装柜、返场等。

6）安排报关事宜

准备好报关资料后，卖家需要确保在截关前完成报关，并得到海关的放行。报关注意事项包括正式报关前货代需出预录单，并核对信息准确性。

7）实时更新信息

货代会实时更新码头船舶信息和集装箱货物放行情况，确保卖家随时掌握货物动态。

8）船开后签发提单

开船后，船公司通常会在一周内签发提单。对于近航线，如韩国、日本、越南等，一般1-2天就能出提单。提单是海运中最重要的运输单据之一，作为货物的运输合同和所有权证明，详细列出货物的描述、数量、装运港、目的港等信息。

7）结算费用

最后，卖家需要发送费用确认并结算开票，整个海运出口订舱流程至此圆满结束。

二、订舱过程中需要准备的各种文件及其作用

1.海运出口委托书

海运出口委托书是卖家与货代之间合作的正式文件，确保双方合作的合法性和规范性。委托书上需明确双方的责任和义务，包括托运人、收货人、货物信息、运输要求等。

2.订舱单（Booking Note）

订舱单是卖家向船公司申请订舱的文件，通常由货代代为填写。订舱单的内容包括托运人、收货人、货物描述、数量、体积、重量、装运港、目的港、预计开船时间等。这是船公司接受订舱申请的主要依据。

3.提单（Bill of Lading）

提单是海运中最重要的运输单据之一，作为货物的运输合同和所有权证明。提单详细列出货物的描述、数量、装运港、目的港等信息。提单由承运公司或船公司签发，卖家需要确保提单的准确性和完整性，以便在目的港顺利提货。

4.装箱单（Packing List）

装箱单列出每个集装箱或托盘中的货物清单，帮助海关检查和装卸操作。装箱单由托运人或发货人提供，需详细说明每件货物的数量、尺寸和重量。装箱单是海关清关和货物检查的重要依据。

5.商业发票（Commercial Invoice）

商业发票是交易双方的财务凭证，列明货物的价值、交易条款、发货人和收货人的详细信息。商业发票由卖方提供，需包括货物的描述、单价和总金额。商业发票是海关计算关税和进行货物检查的重要依据。

6.出口许可证（Export License）

在某些国家和地区，特定商品的出口需要许可证。出口许可证由托运人或发货人申请，具体要求因国家和商品类别而异。出口许可证是确保货物合法出口的重要文件。

7.原产地证明（Certificate of Origin）

原产地证明用于证明货物的原产地，通常用于关税优惠或贸易协议。原产地证明由生产商或出口商提供，需经过相关贸易协会或商会认证。原产地证明是享受关税优惠和避免贸易壁垒的重要文件。

8.保险单（Insurance Policy）

保险单证明货物在运输过程中已投保，保障意外损失。保险单由买方或卖方办理，需包括保险覆盖范围和保额信息。保险单是保障货物安全的重要文件，一旦发生意外，卖家可以通过保险理赔来减少损失。

9.危险品声明（Dangerous Goods Declaration）

如果货物属于危险品，需要特别声明以确保安全运输。危险品声明由托运人提供，需符合国际海运危险品规定。危险品声明是确保危险品安全运输的重要文件，包括货物的危险性、包装要求、运输条件等。

10.化学品安全技术说明书（MSDS）

对于化学品等危险品，需要提供化学品安全技术说明书（MSDS）。MSDS详细描述了化学品的物理和化学性质、健康危害、急救措施、消防措施、泄漏应急处理等。MSDS是确保化学品安全运输和使用的重要文件。

11.运输包装使用鉴定结果单（危包证）

对于危险品，还需要提供运输包装使用鉴定结果单（危包证）。危包证是证明危险品包装符合国际海运危险品规定的文件，由相关机构出具。危包证是确保危险品包装安全的重要文件。

12.配舱单（Pre-stowage Plan）

配舱单是船公司根据订舱情况制定的货物装载计划。配舱单详细列出了货物的装载位置、数量、重量等信息，帮助船公司合理安排货物的装载和运输。配舱单是确保货物安全运输的重要文件。

三、掌握订舱流程和文件的重要性

掌握海运出口货物订舱流程和文件的重要性主要体现在以下几个方面：

1.确保货物顺利运输

通过熟悉订舱流程和文件，卖家可以确保货物顺利运输。从订舱申请到提单签发，每一步都需要仔细核对信息和文件，确保货物在运输过程中不出问题。

2.避免额外费用和延误

了解订舱流程和文件可以帮助卖家避免额外费用和延误。例如，如果报关资料不完整或不准确，可能导致海关查验和延误；如果提单信息错误，可能导致目的港无法顺利提货。通过掌握流程和文件，卖家可以提前做好准备，避免这些问题。

总之，掌握海运出口货物订舱流程和文件对中国跨境电商卖家来说至关重要。通过了解这些知识和技巧，卖家可以确保货物顺利运输、避免额外费用和延误、提高客户满意度以及合规经营。

希望本文能帮助卖家更好地理解和应对海运出口货物订舱的挑战。